Boostez votre acquisition client : Automatisez la gestion des leads avec Make et Zapier

Introduction

La gestion des leads est un élément clé pour toute entreprise cherchant à convertir plus de prospects en clients. Pourtant, 73 % des commerciaux déclarent que la gestion manuelle des leads est une perte de temps, selon une étude de InsideSales. Entre la collecte des contacts, le suivi, la qualification et l’envoi d’emails, le processus peut vite devenir chronophage et inefficace.

👉 C’est là que l’automatisation entre en jeu. Grâce à des outils comme Make et Zapier, il est possible de créer des workflows intelligents permettant de capturer, trier et suivre les leads automatiquement, sans intervention humaine. Résultat ? Un gain de temps considérable, une amélioration du taux de conversion et une réduction des erreurs.

Dans cet article, nous verrons comment optimiser votre acquisition client en automatisant la gestion des leads avec Make et Zapier. Vous découvrirez :

• ✅ Les avantages de l’automatisation des leads
• ✅ La différence entre Make et Zapier et quel outil choisir
• ✅ Les workflows indispensables pour optimiser votre gestion des prospects
• ✅ Un tutoriel pour mettre en place une automatisation efficace
• ✅ Une étude de cas d’une entreprise ayant réussi à booster son acquisition grâce à ces outils

Prêt à transformer votre gestion des leads et booster vos conversions ? 🚀

1. Comprendre l’automatisation des leads : Définition et avantages

1.1 Qu’est-ce que l’automatisation des leads ?

L’automatisation des leads consiste à utiliser des outils et technologies pour capturer, organiser et suivre les prospects sans intervention manuelle. Plutôt que de passer des heures à envoyer des emails, à entrer des contacts dans un CRM ou à relancer des prospects, l’automatisation permet d’exécuter ces tâches de façon rapide, fluide et efficace.

🛠 Comment ça marche ?

L’automatisation repose sur des workflows (scénarios automatisés) qui s’activent selon des actions spécifiques des prospects. Par exemple :

• 1️⃣ Un visiteur télécharge un livre blanc → Il reçoit immédiatement un email de bienvenue.
• 2️⃣ Un prospect ne répond pas après 3 jours → Un rappel automatique lui est envoyé.
• 3️⃣ Un lead ouvre plusieurs emails mais ne clique pas → Il est marqué comme "lead froid" et placé dans une campagne de nurturing.

🎯 Objectif : Maximiser les conversions en envoyant le bon message, au bon moment, à la bonne personne.

1.2 Quels sont les avantages de l’automatisation des leads ?

• 🚀 Gain de temps et productivité accrue
  Selon une étude de HubSpot, l’automatisation peut réduire de 50 % le temps consacré à la gestion des leads.
• 💡 Amélioration du suivi et de l’expérience client
  Un lead qui reçoit une réponse immédiate a 9 fois plus de chances de se convertir en client (InsideSales).
• 📈 Scalabilité sans explosion des coûts
  Sans automatisation, gérer 100 leads par mois est faisable, mais 10 000 devient un cauchemar. L’automatisation permet de scaler sans embaucher massivement.

1.3 Les erreurs à éviter avec l’automatisation des leads

• ❌ Automatiser sans stratégie → Il faut bien définir ses objectifs en amont.
• ❌ Envoyer trop d’emails → Un excès de communication peut fatiguer les prospects.
• ❌ Ne pas analyser les résultats → L’automatisation doit être optimisée en permanence selon les performances.

2. Pourquoi choisir Make et Zapier pour automatiser la gestion des leads ?

L’automatisation des leads repose sur l’utilisation d’outils capables de connecter différentes applications entre elles pour exécuter des tâches répétitives. Make et Zapier sont deux solutions populaires pour automatiser ces processus sans coder. Mais comment choisir le bon outil pour votre entreprise ? Quels sont leurs avantages et limites ?

Dans cette partie, nous allons comparer Make et Zapier, voir leurs cas d’utilisation et déterminer quel outil est le plus adapté à vos besoins.

2.1 Make vs Zapier : Quelle différence entre les deux outils ?

✅ Zapier : L’outil simple et rapide pour connecter des applications

• 🔹 Idéal pour les entrepreneurs, les marketeurs et les PME qui veulent automatiser des tâches simples rapidement.
• 🔹 Fonctionne avec +5 000 applications comme Gmail, Slack, HubSpot, Google Sheets, etc.
• 🔹 Permet de créer des zaps (automatisations en un seul sens) en quelques minutes sans avoir besoin de connaissances techniques.

⚡ Exemples d’automatisations avec Zapier :

• Ajouter automatiquement un lead dans HubSpot lorsqu’un formulaire Typeform est rempli.
• Envoyer un email de confirmation via Gmail après une inscription à une newsletter.
• Notifier sur Slack lorsqu’un nouveau lead est capturé via Facebook Ads.

✅ Make : L’outil puissant pour des automatisations avancées

• 🔹 Idéal pour les entreprises avec des besoins plus complexes.
• 🔹 Offre une interface visuelle permettant de créer des scénarios avancés et multi-étapes.
• 🔹 Intègre plus de 1 500 applications et permet d’ajouter des conditions, des filtres et des transformations de données.

⚡ Exemples d’automatisations avec Make :

• Envoyer un lead qualifié vers un CRM seulement s’il a ouvert un email et visité la page des tarifs.
• Mettre à jour automatiquement Google Sheets + Airtable et envoyer un SMS via Twilio en fonction de l’étape du lead dans le pipeline.
• Gérer des workflows complexes combinant plusieurs actions (ex : webhook + API externe).

2.2 Zapier ou Make : Quel outil choisir pour automatiser vos leads ?

Critère	Zapier	Make
Facilité d’utilisation	⭐⭐⭐⭐⭐ Simple et rapide	⭐⭐⭐ Complexe mais puissant
Nombre d’applications	5 000+	1 500+
Personnalisation des workflows	Basique (Zaps en un seul sens)	Avancée (conditions, boucles, filtres)
Tarification	💰 Plus cher sur le long terme	💰 Plus flexible et économique
Meilleur pour	TPE, Freelances, Marketeurs	Startups, Entreprises avec workflows complexes

👉 Si vous avez besoin d’automatisations simples et rapides, Zapier est votre allié.
👉 Si vous souhaitez gérer des workflows avancés et optimiser vos coûts, Make est plus adapté.

💡 Bon à savoir : Make est souvent moins cher que Zapier sur le long terme, car il propose des scénarios plus flexibles et sans limitation stricte sur le nombre d’exécutions.

2.3 Quels types de tâches automatiser avec Make et Zapier ?

🚀 Tâche	⚡ Zapier	🔥 Make
Collecte des leads depuis un formulaire	✅ Facile	✅ Facile
Ajout automatique dans un CRM	✅ Simple	✅ Plus personnalisable
Segmentation des leads selon leur comportement	❌ Limitée	✅ Très avancée
Nurturing (séquence d’emails automatisée)	✅ Basique	✅ Personnalisée
Lead Scoring	❌ Non disponible	✅ Possible avec des filtres avancés

2.4 Cas d’usage : Automatisation complète avec Make et Zapier

👉 Scénario 1 : Ajouter automatiquement un lead dans HubSpot après un formulaire Typeform

📌 Avec Zapier :

• Un utilisateur remplit un formulaire Typeform.
• Zapier envoie les données à HubSpot.
• Un email automatique est envoyé au prospect.

📌 Avec Make :

• Un utilisateur remplit un formulaire Typeform.
• Make analyse les réponses et qualifie le lead en "chaud" ou "froid".
• Si le lead est "chaud", il est ajouté à HubSpot et une alerte Slack est envoyée.
• Si le lead est "froid", il est envoyé dans une séquence d’email nurturing via ActiveCampaign.

3. Les workflows essentiels pour automatiser la gestion des leads avec Make et Zapier

L'automatisation de la gestion des leads ne se résume pas à une simple collecte de contacts. Pour maximiser les conversions, il est essentiel de mettre en place des workflows stratégiques permettant de qualifier, segmenter et suivre chaque prospect jusqu’à la conversion.

Dans cette partie, nous allons découvrir 5 workflows clés à mettre en place avec Make et Zapier pour optimiser votre acquisition client et améliorer votre taux de conversion. 🚀

3.1 Collecte automatique des leads depuis plusieurs sources

Pourquoi automatiser la collecte des leads ?

• 🔹 Optimiser le suivi : Évitez la perte de prospects en centralisant automatiquement les leads dans un seul outil.
• 🔹 Gagner du temps : Plus besoin d’exporter et d’importer des fichiers manuellement.
• 🔹 Uniformiser les données : Assurez-vous que chaque lead est bien structuré pour le traitement futur.

📌 Workflow 1 : Ajouter automatiquement un lead dans un CRM après une inscription

✅ Objectif : Centraliser tous les leads générés via des formulaires en ligne (Typeform, Google Forms, Facebook Lead Ads, LinkedIn Ads, etc.) et les envoyer directement dans un CRM comme HubSpot, Pipedrive ou Salesforce.

🛠 Comment automatiser avec Zapier et Make ?

• 1️⃣ Un prospect remplit un formulaire sur Typeform, Facebook Lead Ads ou Google Forms.
• 2️⃣ Zapier ou Make récupère les informations du lead.
• 3️⃣ Les données sont envoyées automatiquement vers un CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive).
• 4️⃣ Un email de confirmation est envoyé au prospect via Gmail, Mailchimp ou ActiveCampaign.
• 5️⃣ Une notification Slack ou WhatsApp est envoyée à l’équipe commerciale.

💡 Résultat : Vous ne perdez plus aucun lead et chaque contact est immédiatement pris en charge.

3.2 Tri et qualification automatique des leads (Lead Scoring)

Pourquoi qualifier automatiquement les leads ?

• 🔹 Gagner du temps : Priorisez les prospects les plus intéressants.
• 🔹 Personnaliser le suivi : Envoyez des offres adaptées en fonction de l’intérêt du lead.
• 🔹 Éviter la perte de temps sur des leads peu qualifiés.

📌 Workflow 2 : Mettre en place un système de Lead Scoring automatique

✅ Objectif : Attribuer un score aux leads en fonction de leur engagement (emails ouverts, pages visitées, interactions sur le site).

🛠 Comment automatiser avec Make ?

• 1️⃣ Lorsqu’un lead entre dans le CRM, Make analyse son activité :
• A-t-il ouvert les emails ? (+10 points)
• A-t-il visité la page des tarifs ? (+20 points)
• A-t-il demandé une démo ? (+50 points)
• 2️⃣ En fonction du score, le lead est classé en :
• Lead froid (score < 20) → Ajout à une séquence de nurturing.
• Lead tiède (score 20-50) → Relance automatique après 3 jours.
• Lead chaud (score > 50) → Assignation immédiate à un commercial.
• 3️⃣ Une alerte Slack ou email est envoyée à l’équipe commerciale pour les leads chauds.

💡 Résultat : L’équipe de vente se concentre sur les leads ayant le plus de potentiel, augmentant ainsi le taux de conversion.

4. Comment mettre en place un workflow automatisé avec Make et Zapier ?

Automatiser la gestion des leads avec Make et Zapier ne se fait pas au hasard. Pour maximiser l’efficacité de vos workflows, vous devez suivre une méthodologie claire et choisir les bonnes configurations. Dans cette partie, nous allons voir étape par étape comment créer un workflow performant, en utilisant un cas concret pour illustrer le processus.

4.1 Définir les objectifs de votre workflow

Avant de vous lancer dans la création d’un workflow, il est essentiel de déterminer son objectif principal.

Quelques exemples d’objectifs courants :

• 🔹 Augmenter la réactivité en envoyant immédiatement une notification à un commercial lorsqu’un lead chaud est détecté.
• 🔹 Automatiser la qualification des leads grâce à un système de scoring et de segmentation.
• 🔹 Fluidifier l’envoi d’emails avec une séquence de nurturing personnalisée.
• 🔹 Centraliser toutes les données dans un CRM pour un suivi structuré.

💡 Cas concret : Nous allons créer un workflow permettant d’ajouter automatiquement un lead dans HubSpot, d’envoyer une notification Slack à l’équipe commerciale et de lancer une séquence d’emails automatisés.

4.2 Choisir les bons outils et connecter les applications

🛠 Outils requis pour notre workflow :

• ✅ Source des leads : Typeform, Facebook Lead Ads, Google Forms
• ✅ CRM : HubSpot, Pipedrive, Salesforce
• ✅ Email Marketing : Mailchimp, ActiveCampaign, Brevo
• ✅ Communication interne : Slack, WhatsApp, Microsoft Teams
• ✅ Automation : Make ou Zapier

🚀 Connexion des outils :

• 1️⃣ Connecter l’outil de capture de leads (Typeform, Facebook Ads, Google Sheets)
• 2️⃣ Envoyer automatiquement les leads au CRM (HubSpot, Pipedrive)
• 3️⃣ Notifier l’équipe commerciale sur Slack
• 4️⃣ Lancer une séquence d’emails pour convertir les prospects

4.3 Création du workflow étape par étape

📌 Étape 1 : Déclenchement du workflow

Action : Un lead remplit un formulaire Typeform ou Facebook Lead Ads.

• 🔹 Zapier : Créer un "Zap" avec un trigger Typeform ou Facebook Lead Ads et sélectionner le formulaire concerné.
• 🔹 Make : Ajouter un module "Webhook" pour récupérer automatiquement les nouvelles soumissions.

📌 Étape 2 : Ajouter le lead dans un CRM

Action : Les données du prospect sont envoyées à HubSpot.

• 🔹 Zapier : Ajouter une action "Créer un contact dans HubSpot" et mapper les champs du formulaire.
• 🔹 Make : Ajouter un module "HubSpot – Create Contact" et relier les champs nécessaires.

💡 Astuce : Vous pouvez appliquer un lead scoring en fonction des réponses du prospect.

📌 Étape 3 : Envoyer une notification Slack ou WhatsApp à l’équipe commerciale

Action : Un commercial est notifié dès qu’un lead chaud est détecté.

• 🔹 Zapier : Ajouter une action "Envoyer un message Slack".
• 🔹 Make : Ajouter un module "Slack – Send Message" et personnaliser l’alerte.

📌 Étape 4 : Lancer une séquence d’emails automatisée

Action : Une série d’emails est envoyée au lead en fonction de son comportement.

• 🔹 Zapier : Ajouter une action "Ajouter un contact à une séquence Mailchimp".
• 🔹 Make : Ajouter un module "Mailchimp – Add to Campaign" et paramétrer un délai entre les emails.

💡 Astuce : Personnalisez les emails pour améliorer le taux de conversion.

4.4 Tester et optimiser son workflow

📌 Étape 5 : Test et validation du workflow

• ✅ Effectuer un test en soumettant un faux lead dans Typeform.
• ✅ Vérifier que les données sont bien envoyées dans le CRM.
• ✅ Confirmer la réception des notifications Slack.
• ✅ S’assurer que la séquence d’emails démarre correctement.

📊 Suivi des performances :

• 🔹 Taux d’ouverture des emails – Vérifiez l’engagement des leads.
• 🔹 Réactivité des commerciaux – Temps moyen entre la notification et la prise de contact.
• 🔹 Conversion des leads en clients – Analyse des taux de transformation.

💡 Astuce : Utilisez Google Analytics et HubSpot pour analyser les performances et ajuster votre stratégie.

5. Étude de cas : Une automatisation performante avec Make et Zapier

L’automatisation de la gestion des leads peut révolutionner le processus d’acquisition client. Pour illustrer l’impact d’un workflow bien structuré, prenons l’exemple d’une entreprise SaaS qui a mis en place une automatisation complète avec Make et Zapier.

Grâce à cette optimisation, l’entreprise a pu augmenter son taux de conversion de 35 %, réduire son temps de traitement des leads de 50 %, et diminuer son coût d’acquisition client de 30 %. 🚀

5.1 Problème initial : une gestion des leads inefficace

L’entreprise SaaS en question, spécialisée dans la gestion de projets, générait un volume important de leads via ses campagnes marketing (Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn). Cependant, elle rencontrait plusieurs défis :

• 🔹 Un suivi manuel chronophage : Les leads étaient collectés via différents formulaires (Typeform, Google Forms, Facebook Lead Ads), mais leur gestion était manuelle.
• 🔹 Un taux de conversion faible : L’absence de segmentation et de relances automatisées faisait que seulement 10 % des leads aboutissaient à une démo.
• 🔹 Un manque de réactivité : L’équipe commerciale mettait en moyenne 48h à contacter un lead, ce qui entraînait une perte d’opportunités.

📉 Impact avant l’automatisation :

• ❌ Seulement 10 % des leads étaient qualifiés
• ❌ Le temps de réponse moyen était de 48 heures
• ❌ Le taux de conversion des leads en clients plafonnait à 5 %

💡 Objectif : Automatiser tout le processus, du lead nurturing à la conversion finale, pour maximiser l’efficacité.

5.2 Solution : Mise en place d’un workflow automatisé

📌 Étape 1 : Collecte automatique et envoi des leads dans HubSpot

• ✅ Connexion des formulaires Typeform, Facebook Lead Ads et Google Forms à Make et Zapier.
• ✅ Création d’un webhook pour récupérer automatiquement les nouvelles inscriptions.
• ✅ Enregistrement immédiat des leads dans HubSpot avec segmentation automatique selon la source du lead.

👉 Résultat : Plus aucune perte de leads et une meilleure organisation des prospects dès leur inscription.

📌 Étape 2 : Qualification et scoring des leads en temps réel

• ✅ Implémentation d’un Lead Scoring basé sur :
• Le comportement du lead (pages visitées, actions réalisées).
• Son engagement (emails ouverts, clics, téléchargements).
• Son niveau d’intérêt (formulaire rempli, prise de rendez-vous).
• ✅ Attribution automatique d’un score (ex : 0-30 = froid, 30-70 = tiède, +70 = chaud).
• ✅ Les leads "chauds" sont transférés immédiatement à l’équipe commerciale.

👉 Résultat : Les commerciaux se concentrent uniquement sur les prospects qualifiés, ce qui augmente leur efficacité de 40 %.

📌 Étape 3 : Envoi immédiat d’une notification Slack aux commerciaux

• ✅ Dès qu’un lead chaud est détecté, un message automatique est envoyé dans Slack :
• 📢 "Nouveau lead chaud détecté !"
• Nom : [Prénom & Nom]
• Email : [Adresse email]
• Score : [Score Lead]
• Source : [Google Ads, Facebook Ads...]
• ✅ Un rappel automatique est ajouté dans Google Calendar pour assurer un suivi rapide.

👉 Résultat : Le temps de réponse passe de 48h à 10 minutes, ce qui augmente les conversions de 30 %.

5.3 Résultats après 3 mois d’automatisation

📊 Chiffres clés :

• ✅ +35 % de conversion des leads en clients
• ✅ -50 % de temps de traitement des leads
• ✅ -30 % de coût d’acquisition client
• ✅ +40 % d’engagement sur les emails

💡 Pourquoi cette automatisation a-t-elle fonctionné ?

• ✅ Une réactivité accrue : Les commerciaux contactent les leads chauds en moins de 10 minutes.
• ✅ Une segmentation efficace : Le lead scoring a permis d’optimiser le traitement des prospects.
• ✅ Un nurturing pertinent : Les séquences d’emails ont doublé le nombre de rendez-vous pris.
• ✅ Un suivi analytique précis : L’entreprise peut ajuster son workflow pour maximiser ses résultats.

Conclusion

L’automatisation de la gestion des leads avec Make et Zapier est un levier puissant pour gagner du temps, améliorer la conversion et réduire les coûts. En mettant en place un workflow efficace, vous pouvez qualifier vos prospects plus rapidement, automatiser le suivi et maximiser vos ventes sans effort supplémentaire.

Que vous soyez une startup, une PME ou une grande entreprise, intégrer l’automatisation dans votre stratégie d’acquisition client vous permettra de scaler plus facilement tout en optimisant vos ressources.

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